1) Vorteile von Videokonferenz
Welche Vorteile haben Unternehmen, wenn sie Videokonferenzen in ihre Geschäftsprozesse integrieren? Welche Vor- oder Nachteile haben Videokonferenzen gegenüber klassischen persönlichen Konferenzen oder anderen Kommunikationsmedien?
Die Informationen auf dieser Seite wollen Entscheidern in Unternehmen qualitative Argumente liefern für den Einsatz von Videokonferenz bei der internen und externen Kommunikation.
Begriffsdefinition
Eine Konferenz ist eine “in gleichmäßigem Turnus wiederkehrende oder aus bestimmten Anlass anberaumte Sitzung zum allgemeinen Erfahrungsaustausch oder zwecks Diskussion und eventueller Entscheidung über ein bestimmtes Problem“ (Gabler Wirtschafts-Lexikon, S.2886). Anders formuliert: Menschen setzen sich zusammen und kommunizieren zu einem bestimmten Thema miteinander.
Videokonferenz (auch virtuelles Meeting, Online-Meeting, Videokollaboration oder Telepresence) sei hier die audiovisuelle Kommunikation zwischen zwei oder mehreren Parteien über eine Netzwerkverbindung mit Hilfe geeigneter Ein- und Ausgabemedien wie Kamera, Mikrofon, Lautsprecher, Bildschirm und Kommunikationseinheit (hard- oder softwarebasierter Codec).
Warum Video-Kommunikation?
Verbal und Nonverbal
Man unterscheidet zwischen sprachgebundener oder verbaler Kommunikation (in Wort und Schrift) und nonverbaler Kommunikation (Körpersprache, Gestik, Mimik, Auftreten, Kleidung, etc.). Auch wenn die in diesem Kontext oft zitierte und fehlinterpretierte 7-38-55-Regel nach Mehrabian (wonach der Inhalt einer Botschaft zu 7% aus Sprache, zu 38% aus Stimme und zu 55% aus Körpersprache bestehe) auf einen anderen Zusammenhang bezieht, bilden nonverbale Signale einen wesentlichen und oft unterschätzen Bestandteil in der zwischenmenschlichen Kommunikation.
Umgekehrt kann das Fehlen nonverbaler Signale dazu führen, dass die Botschaft unvollständig, missinterpretiert oder falsch beim Empfänger ankommt. Den geringsten Verlust an Informationen zwischen Sender und Empfänger bietet das persönliche Gespräch von Angesicht zu Angesicht (Face-to-Face). Je nach Diskussionsthema und Anzahl der Beteiligten ist diese direkte Kommunikation daher oft sinnvoller als z.B. das Schreiben von E-Mails oder der Griff zum Telefon. Menschen streben schon intuitiv danach, Blickkontakt mit ihrem Gesprächspartner herzustellen.
Um diese ‚kommunikative Idealform‘ zu erreichen ist jedoch oft ein hoher Aufwand notwendig, da alle Gesprächsteilnehmer an einem Ort versammelt sein müssen. Ein sehr guter Kompromiss bietet daher die Kommunikation per Videokonferenz: Sie ist nach dem Face-to-Face-Gespräch das einzige Echtzeit-Kommunikationsmedium, das nonverbale Informationen fast im selben Ausmaß transportiert. Darüberhinaus bietet sie folgende Vorteile gegenüber Face-to-Face Meetings, die mit Reisetätigkeit verbunden sind:
Vorteile von Videokonferenzen
Ökologische Aspekte
Im gleichen Maß wie Umweltschutz und Nachhaltigkeit Einzug halten in die Philosophie vieler Unternehmen wächst die Gewichtung ökologischer Kriterien bei der Entscheidung Pro-Videokonferenz. ‚Ecological Correctness‘ ist nicht nur ein Trend, sondern pure Notwendigkeit für die Weltgemeinschaft, will man dem Klimawandel Einhalt gebieten und CO²-Emissionen reduzieren. Immer mehr Firmen sind sich ihrer ökologische Verantwortung bewusst. Viele Unternehmen verfügen bereits über eine ‚Green Policy‘ mit konkreten Umweltzielen oder haben ein Umweltmanagementsystem implementiert.
Der Co²-Fußabdruck einer Person beträgt ca. 380 kg CO² bei einem Flug über 1000 km und ca. 15 kg bei einer Autofahrt über 100 km mit einem Mittelklasse-PKW.
Möchte ein Unternehmen ernsthaft seine Co²-Bilanz verbessern und aktiv zum Umweltschutz beitragen ohne auf effektive Kommunikation zu verzichten, geht an der Minimierung von Geschäftsreisen und der Integration von Videokonferenz in Geschäftsprozessen kein Weg vorbei.
Zeit- und Produktivitätsaspekte
Die Reise zu einem Face-To-Face-Meeting hat die Abwesenheit vom Arbeitsplatz als logische Konsequenz und bedeutet einen Produktivitätsverlust für das Unternehmen – je nachdem, ob bzw. wie gut oder schlecht der Mitarbeiter während der Reise unternehmerischen Aufgaben nachgehen kann (z.B. Beantwortung von E-Mails während einer Zugfahrt oder im Hotel).
Bei der Ermittlung des tatsächlichen durch die Reise verursachten Zeitverlusts muss neben der Abwesenheit des Mitarbeiters auch der Zeitaufwand berücksichtigt werden, der für die Organisation der Reise bei allen Beteiligten (Planung, Buchung, ggf. interne Budgetfreigabe, etc.) entsteht.
Die Durchführung des Meetings selbst erfolgt bei einer Videokonferenz in der Regel straffer und sachorientierter, denn sie bietet weniger Möglichkeiten zur Abschweifen vom eigentlichen Thema.
Kostenfaktor
Eines der offensichtlichsten Argumente für den Einsatz von Videokonferenz ist die Reduzierung von Reisekosten. Diese können beinhalten:
- Fahrt, Flug oder Zug zum Meeting-Ort
- Verpflegung (Spesen)
- Übernachtungskosten für Hotel
- Reisenebenkosten
- anteilige Unterhaltskosten für PKW
- anteilige Unfallrisiko-Kosten
Da auch Zeit bekanntlich Geld ist, müssen die oben genannten Zeitaufwände, die zur Durchführung eines Face-to-Face-Meetings anfallen, ebenfalls in einer Kostenbetrachtung berücksichtigt werden.
Bei größeren Unternehmen fallen im Rahmen des Emissionshandels oft Kosten für CO²-Zertifikate an. Durch weniger Geschäftsreisen können auch hier Kosten gesenkt werden.
Worklife Balance
Weniger plastisch darstellbar, aber dewegen nicht minder relevant, sind die Auswirkungen der Reisetätigkeit auf die so genannte ‚Worklife Balance‘, also das idealerweise harmonische Gleichgewicht zwischen Arbeits- und Privatleben des Mitarbeiters. Bei viel reisenden Führungskräften können Zeitverlust und permanenter Reisestress, verbunden mit einem Mangel an Ausgleichsmöglichkeiten und weniger Zeit für die Familie, schleichend die Gemütsverfassung beeinträchtigen und die Entstehung stressbedingter Krankheiten (‚Burnout‘) begünstigen.
Abgesehen vom menschlich-moralischen Aspekt sollten Zufriedenheit und seelisches Wohlbefinden der Mitarbeiter auch im Eigeninteresse des Unternehmens liegen. Schließlich haben sie einen wesentlichen Einfluss auf die Motivation und Identifikation mit dem Unternehmen und damit auf die Produktivität des Mitarbeiters.
Fazit
Im Rahmen einer objektiven Betrachtung sei hier klargestellt, dass auch für die Produktion und den Versand von Videokonferenzystemen Ressourcen benötigt werden und Co²-Emissionen entstehen; zudem ist die Anschaffung, Installation und Auseinandersetzung mit dem Thema mit Zeit und Kosten verbunden.
Diese Aufwendungen fallen allerdings einmalig an und amortisieren sich, abhängig vom Investitionsumfang und der Nutzungshäufigkeit, innerhalb kurzer Zeit.
Natürlich haben auch Face-to-Face-Meetings ihre Existenzberechtigung – selbst wenn sie mit Reisetätigkeit verbunden sind – und nicht jedes Meeting ist per se dazu geeignet, über eine Videokonferenz abgehalten zu werden: zum Beispiel spricht einiges dafür, in der Aufbauphase einer neuen Geschäftsbeziehung dem Geschäftsparter zumindest einmal persönlich gegenüber zu sitzen. Weitere Besprechungen können dann jedoch durch virtuelle Meetings ersetzt werden, wo beide Parteien im eigenen Konferenzraum sitzen.
Zusammengefasst bieten Videokonferenzen kommunikativen Mehrwert im Vergleich zu rein sprachgebundenen Kommunikationsmedien wie E-Mail oder auch Telefon und haben u.a. wirtschaftliche und ökologische Vorteile gegenüber Meetings, die mit Reisen verbunden sind.
